E-Rechnung in der Buchhaltung: Pflicht, Fristen, Formate
– und was beim Buchen schiefläuft
Die E-Rechnung in der Buchhaltung: Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen, ab 2027 auch ausstellen. Die Technik ist das kleinere Problem. Das größere: Viele E-Rechnungen sind technisch gültig und landen trotzdem im falschen Monat. Hier steht, was gilt, was beim Verbuchen schiefläuft und wie Sie jede Rechnung in 30 Sekunden prüfen.
Kostenlos · Beta
E-Rechnung prüfen – in 30 Sekunden
ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei ablegen. Sie erfahren, ob eine E-Rechnung nach § 14 UStG vorliegt, welche Pflichtangaben fehlen und wie das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 den Befund einordnet – jeder Befund mit der passenden Randnummer. Vorprüfung im Browser, Vollprüfung nach EN 16931 über runprise, die Datei wird nicht gespeichert.
Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF keine ist
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder mit ihr interoperabel sein. In Deutschland heißt das in der Praxis: XRechnung oder ZUGFeRD.
Entscheidend ist der Unterschied zum PDF: Eine E-Rechnung ist ein Datensatz. Die Rechnungsnummer, der Leistungszeitraum, jede Position, jeder Steuerbetrag stehen in einem definierten Feld, das eine Software ohne Texterkennung lesen kann. Ein PDF – auch ein sauberes, maschinell erzeugtes – ist dagegen ein Bild von einer Rechnung. Es zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format“.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD tragen PDF und XML dieselbe Rechnung. Weichen beide voneinander ab, gilt nach UStAE 14.4 Abs. 3 der strukturierte Teil. Das Belegbild ist Beiwerk – gebucht wird, was im XML steht. Genau deshalb muss man das XML prüfen, nicht das PDF.
E-Rechnungspflicht: Wer muss wann?
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Gegenüber Privatkunden und bei steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG bleibt alles wie bisher.
Empfang ist Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt formal – die Datei muss aber gelesen, geprüft und acht Jahre unverändert aufbewahrt werden.
Übergang für alle
Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen (etwa PDF) ausgestellt werden.
Verlängerung für kleinere Unternehmen
Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf noch ein Jahr länger sonstige Rechnungen ausstellen. EDI-Verfahren sind mit Zustimmung ebenfalls bis Ende 2027 zulässig.
Ausstellung ist Pflicht
Zwischen inländischen Unternehmern muss jede Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD – und der Rest
XRechnung
Der deutsche Standard, reines XML nach EN 16931 – in der Syntax UBL oder CII. Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern, dort mit Leitweg-ID. Kein Belegbild, die Daten sind die Rechnung.
ZUGFeRD / Factur-X
Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML (factur-x.xml). Zulässig ab Version 2.0.1 in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG – nicht in MINIMUM und BASIC WL. Bei Abweichungen gilt das XML, nicht das Bild.
Keine E-Rechnung
Ein normales PDF, ein Scan, ein Bild, eine E-Mail im Fließtext. Auch ein PDF mit angehängtem XML, das kein PDF/A-3 ist, dürfte nach dem BMF-Schreiben als Formatfehler gelten – und damit als sonstige Rechnung.
Pflichtangaben der E-Rechnung – im Datensatz, nicht im Anhang
Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil selbst stehen. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht (BMF-Schreiben Rn. 35).
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, im Voraus vereinbarte Minderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Bei Bedarf: Leitweg-ID, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers, Gutschrift
Fehlerhafte E-Rechnung: zwei Arten von Fehlern, zwei Folgen für den Vorsteuerabzug
Das Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) legt fest, was ein Mangel ist und was er bedeutet.
Formatfehler · Rn. 6a
Keine E-Rechnung
Die Datei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen oder deren technischen Vorgaben – „dabei ist es unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind“. Dann liegt eine sonstige Rechnung vor, die bei bestehender E-Rechnungspflicht dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ist die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig, greift regelmäßig die Rückausnahme in UStAE 15.2a Abs. 1a.
Geschäftsregelfehler · Rn. 6b, 35a
Kommt darauf an, welches Feld
Betrifft der Fehler eine Pflichtangabe nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig – heilbar durch Berichtigung. Betrifft er etwas anderes, etwa die Käuferreferenz BT-10, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich und darf niemanden beschäftigen. Der Empfänger bleibt trotz Validierung zur eigenen Prüfung verpflichtet; den Validierungsbericht sollte er aufbewahren.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden (Rn. 22). Für sie gilt die E-Rechnungspflicht nicht – ein PDF ist dort weiterhin in Ordnung.
E-Rechnung in der Buchhaltung: Was beim Verbuchen wirklich schiefläuft
Wir verbuchen seit Monaten E-Rechnungen für unsere Mandanten. Die Dateien sind gültig, die Inhalte stimmen. Trotzdem landet ein Teil davon im falschen Monat – fast immer aus einem dieser drei Gründe.
Das Leistungsdatum steht nur im Text
„Leistungszeitraum 01.08. bis 31.08.2026“ in der Beschreibung der Position, das dafür vorgesehene Feld (BG-26) leer, im Kopf das Rechnungsdatum als Lieferdatum. Ein Mensch liest das richtig. Eine Buchhaltung, die leistungsbezogen erfasst, bucht in den falschen Monat.
Positionen rechnen nicht auf
Menge mal Einzelpreis ergibt nicht den ausgewiesenen Positionsbetrag – ein Rundungsartefakt des Rechnungsprogramms. Wer die Positionen einzeln verbucht, bucht den falschen Betrag und merkt es erst beim Abstimmen.
Das XML ist da, der Container ist falsch
Ein gewöhnliches PDF 1.4 mit angehängtem factur-x.xml, ohne PDF/A-3 und ohne die ZUGFeRD-Metadaten. Inhaltlich richtig, technisch keine E-Rechnung. Der Empfänger merkt es nur, wenn er prüft.
Leistungsdatum und periodengerechte Abgrenzung: warum das Datum zwei Aufgaben hat
Beim Aussteller ist es Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Mit der Ausführung der Leistung entsteht die Umsatzsteuer, und das Datum legt fest, in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz gehört.
Beim Empfänger geht es um die periodengerechte Leistungsabgrenzung: Der Aufwand gehört in die Periode der Leistung, nicht in die Periode der Rechnung. Zum Monats- und Jahresabschluss ist das der Unterschied zwischen sofortigem Aufwand, Rückstellung für erhaltene, noch nicht abgerechnete Leistungen und aktiver Rechnungsabgrenzung.
Steht der Zeitraum nur im Text, arbeitet die Buchungsanalyse mit den „falschen“ Daten: Die Abgrenzung wird nicht korrekt verbucht, und am Ende steht manuelle Nacharbeit. Heute fällt das kaum auf, weil E-Rechnungen noch ein kleiner Teil des Belegvolumens sind. Ab nächstem Jahr wird das Volumen zu groß, um es von Hand zu korrigieren – die Prozesse dafür müssen jetzt stehen.
Kostenlos · Beta
E-Rechnung prüfen – in 30 Sekunden
Fünf Beispielrechnungen liegen bereit – darunter eine mit genau dem Leistungsdatum-Problem von oben.
E-Rechnungen verbuchen: fünf Dinge, die jetzt festgelegt gehören
Eingangskanal festlegen
Eine Adresse für alle E-Rechnungen, kein Postfach-Wildwuchs. Lieferanten informieren, welches Format und welcher Weg gewünscht sind.
Jede Datei prüfen, bevor sie gebucht wird
Format, Pflichtangaben, Rechenwerk, Leistungszeitraum je Position, Abgleich von Belegbild und XML. Den Prüfbericht aufbewahren – das BMF empfiehlt es ausdrücklich (Rn. 35a).
Leistungsbezogen erfassen
Positionen mit ihrem Leistungszeitraum verbuchen, nicht die Rechnung als einen Block. Nur so stimmt die periodengerechte Abgrenzung zum Monats- und Jahresabschluss.
Abweichungen zurückspielen
Fehlende Pflichtangaben und Formatfehler beim Aussteller reklamieren, statt sie intern zu reparieren. Eine berichtigte Rechnung ist der saubere Weg zum Vorsteuerabzug.
Archivieren wie vorgeschrieben
Der strukturierte Teil ist das Original. Er muss unverändert, maschinell auswertbar und acht Jahre lang lesbar bleiben – ein Ausdruck genügt nicht.
So machen wir es
Über unsere Plattform runprise lesen wir eingehende E-Rechnungen ein, prüfen Format, Pflichtangaben und Leistungszeiträume – auch wenn sie nur im Text stehen –, gleichen das Belegbild mit dem XML ab, führen Plausibilitäts- und Betrugschecks durch und verbuchen auf Wunsch die Positionen einzeln mit ihrer Periode. Und vieles wird dadurch einfacher: Beträge, Steuersätze, Bankverbindungen und Rechnungsnummern kommen als Daten, nicht als Bild.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Buchhaltung
Ist ein PDF eine E-Rechnung im Sinne der Buchhaltung?
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht – 2027 oder 2028?
Was passiert, wenn eine E-Rechnung Fehler hat?
Warum ist das Leistungsdatum bei der E-Rechnung in der Buchhaltung so wichtig?
Wie prüfe ich, ob eine Rechnung eine gültige E-Rechnung ist?
Was gilt für Kleinunternehmer und Kleinbeträge?
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden (GoBD)?
Übernimmt count. die E-Rechnungsverarbeitung?
Wichtiger Hinweis
Die Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Die E-Rechnungspflicht, die Übergangsfristen und die Verwaltungsauffassung des BMF können sich ändern; Stand ist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Jede Unternehmenssituation ist anders – pauschale Aussagen können im Einzelfall zu kurz greifen.
Sprich mit einem spezialisierten Steuerberater, bevor du wichtige steuerliche Entscheidungen triffst.
E-Rechnung ist Buchhaltung, nicht IT.
Wir richten Eingang, Prüfung und leistungsbezogene Verbuchung für Sie ein – und prüfen gern, was heute schon bei Ihnen ankommt.
Weitere Guides und Leistungen: