Im letzten Beitrag haben wir beschrieben, woran E-Rechnungen in der Finanzbuchhaltung scheitern: am Leistungsdatum, an Positionen, die nicht aufgehen, am falschen Container. Das war Erfahrung aus dem Alltag. Jetzt haben wir nachgezählt, wie oft das tatsächlich vorkommt — und wie schnell der Anteil wächst.
Was wir ausgewertet haben
Grundlage ist ein Jahr Belegverarbeitung: rund 35.500 Eingangsrechnungen aus den Mandaten, die bei uns durch die digitale Verarbeitung laufen. Bewusst nicht alle Mandate — für Bestände, die in DATEV geführt werden, gibt es eine Auswertung dieser Art nicht.
Das ist bereits der erste Befund. Wer wissen will, wie viele seiner Eingangsrechnungen echte E-Rechnungen sind und wie viele davon sauber ankommen, bekommt diese Zahl heute nirgends auf Knopfdruck. Dabei entscheidet genau sie darüber, wie dringend die eigenen Prozesse umgestellt werden müssen.
Als E-Rechnung zählen wir nur Dateien mit einem tatsächlich auslesbaren strukturierten Datensatz, also einem erkannten Profil nach EN 16931. Als fehlerhaft zählen nur Dateien, zu denen die Prüfung mindestens einen konkreten Befund ausgibt.
Der Anteil hat sich im Jahr verdoppelt
Gemessen am Eingang der Rechnung, nicht am Prüfzeitpunkt, ergibt sich ein ruhiger und deutlicher Verlauf:
| Monat | Anteil E-Rechnungen |
|---|---|
| Januar 2026 | 3,7 % |
| Februar 2026 | 5,8 % |
| März 2026 | 4,4 % |
| April 2026 | 5,3 % |
| Mai 2026 | 6,6 % |
| Juni 2026 | 5,4 % |
| Juli 2026 | 6,2 % |
| August 2026 | 6,9 % |
| September 2026 | 8,5 % |
Im Jahresschnitt sind es 6,3 Prozent. Der naheliegende Einwand lautet: Das liegt an neuen Mandaten mit moderneren Lieferanten. Er trifft nicht zu. Betrachtet man nur die Mandate, die über den gesamten Zeitraum dabei sind, steigt der Anteil ebenfalls, von 3,5 Prozent im Januar auf 6,5 Prozent im September. Es sind dieselben Unternehmen, die zunehmend E-Rechnungen bekommen.
Acht von hundert Belegen klingen nach wenig. Es ist der Unterschied zwischen ein paar Fällen pro Woche, die man nebenbei klärt, und einem festen Teil des Tagesgeschäfts. Und die Kurve steigt, bevor die Pflicht überhaupt greift.
Jede sechste E-Rechnung besteht die Prüfung nicht
Von den ausgewerteten E-Rechnungen sind rund 84 Prozent ohne Beanstandung. Knapp 16 Prozent bestehen die Prüfung nach EN 16931 nicht, also etwa jede sechste. Diese Quote teilt sich in zwei sehr unterschiedliche Gruppen:
- Gut die Hälfte scheitert nur an der Verpackung. Kein PDF/A-3, fehlende oder falsche XMP-Metadaten. Der Datensatz selbst ist lesbar, das Dokument ist formal aber keine saubere hybride Rechnung. Nach Rn. 6a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 dürfte das ein Formatfehler sein.
- Knapp ein Drittel scheitert am Inhalt. Leere Pflichtelemente, Mengeneinheiten, die nicht der UN/ECE-Codeliste folgen, eine Basismenge von null. Hier fehlen Angaben, die eine automatische Verbuchung braucht.
- Der Rest scheitert an beidem.
Die Unterscheidung ist wichtig, weil sie unterschiedliche Konsequenzen hat. Ein fehlendes Metadatenfeld ändert nichts am Zahlbetrag. Eine fehlende Pflichtangabe kann den Vorsteuerabzug betreffen.
Ein Format fällt heraus
Nach Profil getrennt ergibt sich ein auffälliges Bild:
| Profil | Fehlerquote |
|---|---|
| XRechnung | 41,5 % |
| Factur-X | 6,8 % |
| EN 16931 ohne Unterprofil | 4,2 % |
Je strenger das Regelwerk prüft, desto mehr kommt ans Licht. Das spricht nicht gegen die strengen Profile, im Gegenteil: XRechnung prüft zusätzlich die Geschäftsregeln aus dem PEPPOL-Umfeld, und genau dort fallen die inhaltlichen Lücken auf, die bei den weicheren Profilen unbemerkt durchgehen.
Die häufigsten Befunde
- XMP-Metadaten unvollständig oder mit ungültigen Werten: Version, ConformanceLevel, DocumentType, DocumentFileName
- Kein PDF/A-3, obwohl XML angehängt ist
- Leere Pflichtelemente im Datensatz
- Mengeneinheiten nicht nach UN/ECE-Codeliste
- Basismenge null statt eines Werts größer null
Auffällig ist, dass fast alle diese Befunde beim Aussteller entstehen und dort mit geringem Aufwand zu beheben wären. Beim Empfänger verursachen sie Nacharbeit.
Warum das in der Buchhaltung ankommt
Ein fehlendes Metadatenfeld kostet keinen Cent. Ein fehlendes Leistungsdatum schon. Genau darum ging es im vorherigen Beitrag: Steht der Leistungszeitraum nur im Positionstext, bucht die Automatisierung den Aufwand in den Monat der Rechnung statt in den Monat der Leistung. Zum Abschluss ist das der Unterschied zwischen Aufwand, Rückstellung und Rechnungsabgrenzung.
Beides fällt im selben Prüflauf auf, das Formale und das Buchhalterische. Der Unterschied ist nur, wer es merkt: die Software sofort oder der Mensch beim Abstimmen.
Was wir daraus ableiten
Bei heutigem Volumen lässt sich jede fehlerhafte E-Rechnung von Hand nacharbeiten. Verdoppelt sich der Anteil weiter im bisherigen Tempo, ist das in zwei Jahren keine Handarbeit mehr. Die Entscheidungen darüber, wie Eingangsrechnungen geprüft, wie Positionen und Leistungszeiträume erfasst und wie Abweichungen behandelt werden, sollten jetzt fallen, nicht erst wenn der Stapel da ist.
Wer prüfen will, wie die eigenen Eingangsrechnungen dastehen: Unter count.tax/buchhaltung/e-rechnung-pruefen liegt unser E-Rechnungs-Prüfer. Datei ablegen, Ergebnis lesen, gespeichert wird nichts.
Die Zahlen stammen aus unserer eigenen Belegverarbeitung und sind kein Marktdurchschnitt. Sie zeigen, was in einem realen Mandantenbestand ankommt. Die Einordnung einzelner Befunde ist eine technische Einschätzung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.