E-Rechnungen machen in der Finanzbuchhaltung Ärger – vor allem beim Leistungsdatum

Wir verbuchen E-Rechnungen für unsere Mandanten seit Monaten im Alltag — und stellen fest: Das Format macht in der Finanzbuchhaltung Probleme, die es eigentlich lösen sollte. Nicht bei der Frage, ob eine Datei technisch gültig ist. Sondern dort, wo es ums Buchen geht: bei der leistungsbezogenen Erfassung.

Das Problem: Die Leistung steht nicht dort, wo die Buchhaltung sie sucht

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz. Für jede Position gibt es ein Feld für den Leistungszeitraum (BG-26), im Kopf eines für das Lieferdatum oder den Abrechnungszeitraum. Ein automatisch buchendes System liest genau diese Felder — und bucht danach den Umsatz in den richtigen Voranmeldungszeitraum, den Aufwand in die richtige Periode.

In der Praxis sehen wir immer wieder dasselbe Muster:

• Der Leistungszeitraum steht nur im Text. „Leistungszeitraum 01.08.–31.08.2026“ in der Beschreibung der Position, das Feld BG-26 bleibt leer. Im Kopf steht als Lieferdatum das Rechnungsdatum, weil das Abrechnungsprogramm es einfach vorbelegt. Für einen Menschen ist die Rechnung in Ordnung. Für die Buchhaltung liegt die Leistung im falschen Monat.
• Positionen rechnen nicht auf. Menge mal Einzelpreis ergibt nicht den ausgewiesenen Positionsbetrag — ein Rundungsartefakt des erzeugenden Systems. Wer die Positionen einzeln verbucht, bucht den falschen Betrag und merkt es erst beim Abstimmen.
• Das XML ist da, der Container ist falsch. Ein gewöhnliches PDF mit angehängtem factur-x.xml, ohne PDF/A-3 und ohne die ZUGFeRD-Metadaten. Nach Rn. 6a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 dürfte das ein Formatfehler sein — und damit keine E-Rechnung.

Warum das Leistungsdatum zwei Aufgaben hat

Das Leistungsdatum ist nicht bloß eine Formalie. Es erfüllt auf beiden Seiten der Rechnung eine eigene Funktion:

• Beim Aussteller ist es Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Mit der Ausführung der Leistung entsteht die Umsatzsteuer (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG), und das Datum legt fest, in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz gehört.
• Beim Empfänger geht es um die periodengerechte Leistungsabgrenzung in der Finanzbuchhaltung: Der Aufwand gehört in die Periode der Leistung, nicht in die Periode der Rechnung. Zum Monats- und Jahresabschluss ist das der Unterschied zwischen sofortigem Aufwand, Rückstellung für erhaltene, noch nicht abgerechnete Leistungen und aktiver Rechnungsabgrenzung.

Steht der Zeitraum nur im Text, trifft die Automatisierung an beiden Stellen die falsche Entscheidung. Konkret: Die Buchungsanalyse läuft auf Basis der „falschen“ E-Rechnungsdaten, die periodengerechte Abgrenzung wird nicht korrekt verbucht, und es entsteht manueller Nachbearbeitungsbedarf. Das hatten wir in den letzten Monaten sehr häufig. Für runprise haben wir das deshalb integriert und angepasst: Der Leistungszeitraum wird auch dann erkannt, wenn er nur im Text steht, und die Positionen werden mit ihrer Periode verbucht.

Das ist ärgerlich, weil es nicht am Empfänger liegt. Die Rechnungen sind inhaltlich richtig. Sie sind nur so gebaut, dass die Automatisierung, für die das Format gedacht ist, daran vorbeiläuft — und am Ende wieder jemand von Hand nachsieht.

Was wir daraus gemacht haben

Damit wir diese Fälle schnell einordnen können, haben wir einen kleinen E-Rechnungs-Prüfer gebaut — auf Basis unserer Plattform runprise. Eine Datei ablegen, und die Seite sagt, ob eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG vorliegen dürfte, welche Pflichtangaben fehlen und wie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 den Befund einordnet. Jeder Befund ist eingeordnet — Formatfehler (Rn. 6a), Inhaltsfehler (Rn. 35a) oder umsatzsteuerlich unbeachtlich — und springt in den Wortlaut der Randnummer.

Die Prüfung läuft in zwei Schritten: zuerst im Browser (Format, Pflichtangaben, Codelisten, Rechenwerk — die Datei bleibt auf Ihrem Rechner), bei einer PDF danach die Vollprüfung mit Mustang über den Prüfdienst von runprise gegen EN 16931 und PDF/A-3. Gespeichert wird dort nichts. Und genau die Fälle von oben — Leistungszeitraum nur im Text, Positionen, die nicht aufgehen — werden ausdrücklich benannt.

In runprise selbst geht es einen Schritt weiter: Dort prüfen wir das beim Verarbeiten der Belege mit und verbuchen nach der Texterkennung auf Wunsch die Positionen einzeln — mit dem Leistungszeitraum je Zeile statt eines Blocks für die ganze Rechnung.

Bei hybriden Rechnungen gleichen wir außerdem das Belegbild mit dem XML-Datensatz ab. Nach UStAE 14.4 Abs. 3 ist der strukturierte Teil der führende — weicht das PDF davon ab, muss das auffallen, bevor gebucht wird. Im selben Schritt laufen Plausibilitätsprüfungen und Betrugschecks: geänderte Bankverbindungen, doppelt eingereichte Rechnungen, unstimmige Beträge, Absender, die nicht zum Lieferanten passen.

Was das für den Vorsteuerabzug heißt

Das BMF-Schreiben unterscheidet zwei Arten von Mängeln. Ein Formatfehler bedeutet: keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung — bei bestehender E-Rechnungspflicht dem Grunde nach ohne Vorsteuerabzug, mit Rückausnahme bei inhaltlich richtiger Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler ist nur dann ein Problem, wenn er eine Pflichtangabe betrifft; sonst ist er unbeachtlich. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als einfaches PDF kommen (Rn. 22). Das Werkzeug gibt eine technische Einschätzung, keine Rechtsberatung — den Einzelfall klären wir gern persönlich.

Warum das jetzt wichtig ist

Heute fällt das Problem kaum auf, weil E-Rechnungen noch ein kleiner Teil des Belegvolumens sind und die Nacharbeit nebenbei erledigt wird. Ab dem nächsten Jahr wird das Volumen voraussichtlich zu groß, um es von Hand zu korrigieren. Die Prozesse dafür — wie Eingangsrechnungen geprüft, wie Positionen und Leistungszeiträume erfasst und wie Abweichungen behandelt werden — müssen jetzt festgelegt werden, nicht erst, wenn der Stapel da ist.

Wir haben das Thema E-Rechnung lange nicht besonders betont. Nach der Auswertung der letzten Monate ist klar: Da kommt Arbeit auf uns und unsere Mandanten zu. Und gleichzeitig wird vieles einfacher — Beträge, Steuersätze, Bankverbindungen und Rechnungsnummern kommen als Daten, nicht als Bild. Wer die Eingangsseite sauber aufsetzt, spart dort, wo heute noch abgetippt und geprüft wird.

Ausprobieren

Der Prüfer ist unter count.tax/buchhaltung/e-rechnung-pruefen erreichbar, noch als Beta. Fünf Beispielrechnungen liegen bereit — darunter eine mit genau dem Positions- und Leistungsdatum-Problem von oben, zum Herunterladen und Nachvollziehen. Wer eigene Rechnungen hat, die sich komisch anfühlen: reinwerfen. Und sagen Sie uns, was Sie sehen.